Manual de Creación de Obras y Primeras Configuraciones

Fecha de Creación:	04/03/2006 11:44
Autor:	Francisco Milleres
Nombre del archivo:	ManualPrimerosPasos.doc
Versión:	1.0.100
Última modificación:	05/06/2006 12:47 PM
Última revisión:	17/03/2006 18:30 Pablo Welti

Breve Descripción

TAPE es un Sistema de Administración de Recursos de Obras de Construcción.

Para empezar a utilizar el Sistema TAPE es necesario ubicarse en el contexto de una Empresa con Múltiples Obras de Construcción, para ello deben crearse o cargarse ciertos elementos que son indispensables y que están intrínsecamente relacionados al Sistema MultiObras.

Primeramente se puede definir estos conceptos, para comprender de mejor manera a los mismos:

1. Sistema Multiobra: un sistema multiobra comprende una organización donde se maneja múltiples obras en simultáneo, donde los recursos por lo general son compartidos, y la información se intercambia mediante sincronizaciones.

2. Multideposito: Cada Obra se supone es capaz de manejar varios depósitos, así como se considera la posibilidad de que varias Obras compartan uno o mas depósitos, por ser estos recursos compartidos.

3. MultiCuentas: El sistema es capaz de Manejar varias Cuentas, ya que cada Obra posee un Plan de Cuentas asociado.

4. MultiMoneda: El sistema contable es capaz de manejar Varios Tipos Monetarios, así como varias Cuentas en las que pueden variar de Moneda, el sistema también esta provisto de un Manejo de Tipos de Cambios Monetarios.

Por ejemplo, en una obra existen Materiales y Servicios que son utilizados en el proceso de Construcción, existen Maquinarias para manejar estos Materiales, los Empleados pertenecientes a la Obra son los que los utilizan, y los Cargos que poseen, los Depósitos donde se almacenan los Materiales y todas las Operaciones con respecto a las Entradas y Salidas de Materiales.

Estas Operaciones se rigen según el sistema económico y laboral vigente, entonces TAPE otorga una representación de este sistema, y para ello deben establecerse sus elementos claves. Por ejemplo, en toda Operación, es necesario establecer la Moneda a utilizar, y cuales son los Tipos de Cambios Monetario, los Impuestos a ser utilizados, los Términos de Pago, Concepto de Pago, el Salario Mínimo, las Cuentas Bancarias, Planes de Cuenta, los Bancos y entidades Financieras.

Con el Sistema TAPE también se representan los Cargos Laborales de las Personas involucradas en la obra y las responsabilidades que estos representan, por eso es necesario establecer los Usuarios del Sistema TAPE y los Roles que estos poseen, estableciéndose así los permisos sobre las Operaciones que este puede realizar o Autorizar.

Por tanto los primeros pasos a tener en cuenta son:

1. Crear una Obra

2. Crear un Plan de Cuenta y asignarla al Plan de Cuenta

3. Crear Usuarios del Sistema

4. Establecer Configuraciones del Sistema.

Estos primeros pasos deben ser seguidos solo la primera vez que se usa TAPE ingresando al sistema como un usuario habilitado para todas las operaciones durante la instalación.

Luego de crear el primer usuario, ya podría empezar a utilizarse TAPE con este. Dependiendo del Rol que se le asigne se puede crear más usuarios con este usuario de instalación mencionado. Por ejemplo, lo conveniente seria crear el Primer Usuario con Rol ROSHKA o RRHH ya que estos poseen las facultades de crear más usuarios y realizar todas las modificaciones necesarias al Sistema.

Alcance de este documento

Este documento es una guía de primeros pasos para la utilización correcta del Sistema TAPE.

A lo largo de este documento encontrará información que le muestre los componentes principales del sistema y como interactuar con ellos para realizar las configuraciones iniciales correspondientes.

Esta guía comprende la demostración paso a paso de las configuraciones iniciales.

La lectura de este documento podría ir acompañada de la Prueba del Sistema TAPE a medida que se avanza en la lectura. Aunque seria recomendable leer detenidamente la Sección Elementos del sistema y Primeros Pasos antes de efectuar alguna prueba.

La creación de la primera Obra y el Plan de Cuentas asociado tomaría a lo sumo 5 minutos pudiéndose así continuar con la creación de Usuarios o del primer usuario, que como máximo serian unos 2 minutos mas por cada usuario creado. La totalidad del documento llevaría una lectura de dos horas aproximadamente.

Elementos del sistema

El Sistema Tape esta implementado según modelo cliente-servidor, donde por cada obra hay un servidor, que sincronizan sus datos cada cierto periodo determinado, y los programas clientes, que están en las maquinas que utilizan los Usuarios.

Elementos generales del Servidor

El servidor podría ser una maquina aparte (recomendable) especialmente destinada a ofrecer el servicio del Sistema TAPE, o bien una máquina existente en la Empresa, el Modulo del Servidor puede correr en un Sistema Operativo Windows así como en un Sistema Operativo Linux.

Elementos generales Programa Cliente

En cuanto al Modulo Cliente, el Programa TAPE corre sobre el sistema Operativo Windows, el cual utiliza ventanas para facilitar la interfaz con el usuario.

Tipos de Ventana

Ventana Estándar

Los botones señalados en amarillo se verán en todas las ventanas, así como los Menús Tabla y Registro.

Los botones son correspondientes a operaciones sobre el registro actual.

El botón “Nuevo” representa introducir un nuevo registro en la Tabla.

El botón “Borrar” representa eliminar el registro actual.

El botón “Editar” se utiliza para empezar a modificar el registro actual.

El botón “Guardar” se utiliza para guardar los cambios realizados sobre el registro actual.

El botón “Cancelar” para descartar los cambios realizados al registro.

Estos botones también están representados en el menú “Registro”.

Los botones también son frecuentes en todas las ventanas, el botón “Imprimir” genera un Reporte del Registro y abre una ventana alterna con opción de Imprimir en Papel, el botón “Buscar” sirve para buscar un registro, y el botón “Salir” cierra la ventana. El primero y el último están disponibles en el Menú “Tabla” y el Segundo en el Menú “Registro”.

En ocasiones también se suelen visualizar campos especiales como por ejemplo

El botón “Buscar” al lado derecho del campo se abre una ventana de Búsqueda de Registros relacionados al Campo, otra novedad es haciendo clic sobre la palabra en azul (en este caso “Moneda”) o sobre el botón “Ingresar Registro” se abre la ventana relacionada al campo para introducir un nuevo Registro a la Tabla.

Ventana de Búsqueda

Al Presionar el Boton de Busqueda de un Registro en cualquier ventana o al preciona la tecla F3 , realiza un búsqueda de registro realcionado al Campo en donde esta ubicado el cursor.

Por ejemplo al Abir la Ventana, hacemos “Buscar” se abre la siguiente ventana.

Por defecto en la busqueda se muestran, en la mayoria de los casos, todos los datos de la Obra en la cual se encuentra situada, simpre en lo realcionado. En este Caso es una Busqueda desde la Ventana de Entrada de Materiales.

Y el registro que se va a retornar sera el que este marcado con la flecha .

Si el listado es muy largo puede recorrerse la lista con el Scroll Bar lateral, y si se desea verificar todos los campos, se utiliza el ScrollBar Horizontal Inferior.

Puede acelerar la busqueda de un registro en especial, ubicando el mouse en el campo del registro el cual es conocido por el usuario, digamos el “Numero” del Registro, y luego se empieza a tipear las primeras letras y la flechita del registro seleccionado irá navegando por el listado marcando el que retornaria si se hiciece click en Aceptar.

Busqueda con Filtro

Si se desea reducir el listado de la búsqueda, filtrando datos , se puede precionar el boton “filtro de café” . Y luego se posiciona el cursor de edicion sobre el campo deseado, si se desea otra vez “Número” y se comienza a escribir las primeras letras de la palabra o numero buscado, a medida que escribe, la lista se va reduciendo, ya que solamente muestra los registros que tnegan la secuencia de letras tipeadas en el valor del campo seleccionado.

Funciona diferente a la opcion anterior ya que, esta si reduce la lista de busqueda, sin embargo la anterior va moviendo la flecha apuntadora a travez de la lista.

Como se puede ver en la siguiente imagen, solamente esta mostrandose en la lista los registros que tienen ‘PA00100006’ en “Numero”.

Si aparece el buscado se selecciona y se hace click en Aceptar.

Ventana con Detalles

Esta ventana es la representación de los entes que tienen una relación UNO-A-MUCHOS que es también conocida con el nombre de Cabecera y Detalle. Un ejemplo típico de esto es una factura, que tiene en la cabecera algunos datos, fecha, información del cliente, número, etc. Y en los detalles datos referentes a lo que se le factura al cliente mencionado en la cabecera, estos datos pueden ser, producto o servicio, cantidad, precio unitario, impuesto aplicado a este ítem, etc.

En la imagen a continuación puede visualizarse lo que se describe, lo encerrado en amarillo vendrían a ser todos los datos u campos pertenecientes a la cabecera del documento, y lo que esta señalado con el cuadro Naranja es la sección de los datos/campos pertenecientes a los Detalles del Documento.

En la esquina inferior derecha de los detalles podrá verse la cantidad de detalles que este registro tiene.

En las ventanas con detalles aparece un Nuevo Menú, el menú Configuración à Detalles, que brinda una opción de Modificar el Orden en que aparecen los detalles.

Atención: Esta opción es Avanzada y no es recomendable hacer muchas modificaciones sin conocimiento de lo que se esta haciendo.

En muchas de estas ventanas se introduce una utilidad, el botón , cuya función es como lo dice su nombre, sugerir (cargar) los detalles de un documento/ registro relacionado, completa los detalles del registro actual según los detalles del documento/registro relacionado.

Nota: se debe considerar que los detalles sugeridos, pueden ser modificados por el usuario.

Ventana con Detalles y Estados

Como se trataran diversos tipos de documentos que representan documentos reales, existe un concepto definido como Estado del Documento, que describe la situación actual en que el documento se encuentra en los procesos del Sistema. Los estados en los que puede estar un Documento son EN PROCESO, CONFIRMADO, y AUNULADO. Otro concepto anteriormente explicado es el de Autorizado y No Autorizado, que representa una Autorización real por parte de un supervisor correspondiente al documento.

Este tipo de ventana que introduce la capacidad de mantener un Estado actual del Documento, el cual se puede Visualizar en la esquina inferior izquierda, así como la información concerniente a su autorización en la esquina inferior derecha.

Primeros Pasos

En esta sección se describen los pasos a seguir para la correcta utilización del Sistema Tape y puede ser utilizada como una guía para la implementación del sistema.

Para poder ingresar al sistema la primera vez, se debe ingresar con el usuario administrador, los datos de este usuario son:

Nombre: sysdba

Contraseña: asdf

Creación de una Obra

Para crear la primera obra es necesario entrar al Módulo MAESTROS, luego elegir la opción Obras.

Se cargan los datos solicitados.

Luego, se selecciona la Empresa a la que pertenecerá la Obra, por ejemplo se crea la obra “Obra de Prueba” para la empresa “Sistema TEST”.

Luego de este Paso es necesario Cerrar TAPE y volver a abrirlo a modo de guardar las variables necesarias para el funcionamiento del entorno.

* Esto solo se requiere para la creación de la primera obra

Hay que volver a ingresar al sistema con el usuario sysdba.

Con todo esto, nos resta crear un plan de cuentas.

Creación de un Plan de Cuentas

Para terminar de configurar la Obra recientemente creada, es necesario crear un Plan de Cuenta y asociarlo a mencionada Obra.

Para crear el Plan de Cuentas se debe ingresar al Módulo MAESTROS, en el Menú Contabilidad elegir la opción “Planes de Cuenta”.

Al crear el Plan de Cuenta debe introducirse los datos que son requeridos Formato de Cuenta.

Por ejemplo, creamos el Plan de Cuentas “Plan de Cuentas TEST”, en el campo Formato podemos introducir un nuevo Formato de Cuentas Contables, o bien buscar uno anteriormente creado.

Asociamos el Plan de Cuenta creado a la Obra Actual.

Con esto se termina la configuración básica de la obra

Ahora, continuaremos con la creación de usuarios

Creación de usuarios

Para Crear un Nuevo Usuario en el Sistema TAPE es necesario que exista un Empleado en el Sistema, de modo que el usuario este asociado a un Empleado existente en el Sistema. Por tanto, los Usuarios del Sistema son Empleados de La Empresa, pero no todos los Empleados son Usuarios del Sistema.

Estos Conceptos se describen de mejor manera en las secciones Creación de Empleados y Creación de Usuarios de los Módulos Recursos Humanos y Administración respectivamente

Configuraciones del Sistema

Como Tape esta enfocado a múltiples Obras es necesario establecer por primera vez la obra en la que se va a trabajar.

Módulo Maestros

Creación de Cargos

Para crear un Usuario del Sistema este debe primero ser un empleado de la Empresa, por tanto, para ser empleado es necesario crear un Cargo.

Para Crear un Cargo dentro de la Empresa debe ingresarse al Menú Maestros elegir la Opción “Cargos”

Con el Cargo “Administrador” creado como ejemplo ya podemos crear un Empleado de la empresa.

Para crear un Empleado ver Modulo Recursos Humanos.

Creación de Monedas

Para crear las Monedas a utilizar... Menú à Monedas

Crear Materiales

Al crear el Material debe especificarse la Unidad que es la que se utilizara como Material de Referencia, y se cargara una sola vez, preferiblemente en la mínima unidad del material en que pueda descomponerse o en la que se utilice mas.

Si no existe la Unidad deseada es posible crearla en...

Menú Maestros à Unidades à Unidades

Creación de Formas de Pago

Las Formas de Pago Permiten especificar en las Operaciones de que Forma se realizo el Pago.

Creación de Impuestos

Como puede verse en TAPE pueden existir varios tipos de impuesto, solo es cuestión de crearlos. Por ejemplo IVA 10%, IVA Incluido, IVA 12%, IVA 5%, etc.

Modulo Recursos Humanos

Socios de Negocios

La sección de Recursos Humanos del sistema TAPE esta compuesta por los siguientes componentes:

Personas: es la representación una persona en el sistema. Esta persona no necesariamente esta involucrada en forma directa con la Empresa. Contiene los datos de una persona.

Empresas: es la representación de una empresa en el sistema. Contiene los datos de una empresa.

Empleados: representa a un empleado de la Empresa. Está relacionado con una persona. Esta representación solo contiene los datos del Empleado como por ejemplo: Sueldo, Jornal Básico, Fecha de Entrada, etc. Los datos de la persona están contenidos en la persona relacionada. En otras palabras, un Empleado es una Persona.

Proveedores: representa los datos de un proveedor de la Empresa. Un proveedor debe estar relacionado o bien con una persona, o bien con una empresa, de manera excluyente. Esta representación solo contiene datos de un proveedor, como por ejemplo: Tipo de Factura, Crédito Máximo Asignado, etc. los datos puntuales de Nombre, RUC, etc. están contenidos en los datos de la persona o empresa relacionada a este proveedor. En otras palabras, un Proveedor puede ser o una Persona o un Empresa de manera excluyente.

Clientes: representa los datos de un cliente de la Empresa. Al igual que un Proveedor, un Cliente está relacionado con una persona o con una empresa en forma excluyente. En otras palabras, un Cliente puede ser o una Persona o un Empresa de manera excluyente.

Socios de Negocio: es un concepto que engloba todos los conceptos anteriormente mencionados. Un Socio de Negocio representa a cualquier componente que mantiene una relación comercial con la Empresa. Un Socio de Negocio puede estar relacionado con un Cliente, o una Empresa, o un Empleado, inclusive no de forma excluyente. Más adelante en este manual se detallará la operativa involucrada en la creación y mantenimiento de datos de un Socio de Negocio.

El gráfico ilustra las relaciones entre los componentes citados. Nótese que un empleado tiene que tener relacionado una persona. Como se menciono anteriormente, un Proveedor debe tener relacionado o una empresa o una persona en forma excluyente, así como en el Cliente. La línea punteada de persona y empresa dentro de Proveedor y Cliente indica que deben ser excluyentes. Además se puede notar que el socio de negocio engloba a todos los componentes.

Como crear Empleados

Se cargan los datos correspondientes al Socio de Negocio

Y luego, seleccionamos que sea un Empleado, para ello marcamos la casilla Empleado, (de las casillas resaltadas con un círculo amarillo en la siguiente imagen), entonces automáticamente aparece la pestaña correspondiente a Empleado

Dentro de la pestaña Empleado, se introducen los datos de su Categoría de Empleado, así como sus datos como Persona.

Para Crear proveedores y Clientes debe procederse de la misma manera siempre especificando correctamente si este es una Persona Física o una Empresa, y estableciendo correctamente el Número de RUC y los códigos que correspondan.

Asignación de Empleados a Obras

Para que un Empleado figure como miembro de una Obra es necesario Que se lo asigne a tal.

Haciendo Clic sobre el botón Agregar se abre una ventana de Búsqueda de Empleados, en esa ventana aparece una lista de Empleados disponible, donde se pueden seleccionarlos y luego hacer clic en “Asignar”

También se puede des-asignar un Empleado haciendo click Borrar.

De esta manera el Empleado se Relaciona con la Obra seleccionada.

Para Crear Usuarios de TAPE es necesario introducirse al Modulo Administración

Modulo Administración

Sistema

Las Configuraciones del Sistema consisten en algunos parámetros clave, que determinaran el funcionamiento del Sistema en los que respecta al Pago de Salarios, Impuestos, así como las Configuraciones de los Reportes y configuraciones de Sincronización de Obras (en el caso que hubiere más de una).

Estos valores se introducen desde el Modulo Administración en el Menú à Sistema àConfiguraciones

Configuraciones Salariales

Configuraciones del Sistema

Esta sub-sección se vio anteriormente en la sección Primeros Pasos

Creación de Usuarios

Los Usuarios del Sistema tienen son los encargados de introducir nuevos datos, introducción de Materiales, Realizar Operaciones de Materiales, Crear otros Empleados, dependiendo del Rol que le fue asignado.

Se completan los datos pertenecientes a su categoría de Usuario, tales como Alias y Contraseña, los cuales se requerirán cada vez que quiera ingresar al Sistema TAPE.

Se especifica el Empleado al cual representa el Usuario.

Se crea el usuario de la Base de Datos. Con la Contraseña del Administrador.

Se asigna un ROL al Usuario

Se selecciona un Rol Disponible de la Lista de Roles

Ahora el usuario “tester” ya puede realizar operaciones en el Sistema TAPE

Modulo Depósito

Pedidos

Luego de crear primeramente los elementos necesarios para todas las operaciones de Depósito, puede empezar a crearse Pedidos de Materiales, tanto Internos como Externos.

Pedidos Internos

Desde el Menú Pedidos à Pedidos Internos, puede accederse a hacer la solicitud.

Luego de completar los datos de la Cabecera, se especifican los detalles que componen los pedidos en si.

Para llenar los datos se puede seleccionarlos de un botón de búsqueda adjunto al campo a ser llenado o simplemente, haciendo doble clic sobre el campo, el cual abrirá una ventana de busque del Dato solicitado, por ejemplo un doble click en el campo Ítem llevaría a una Búsqueda de Materiales, en el de Equipo se buscarían Equipos, etc.

Esta forma de introducir los datos se puede dar siempre en donde los datos sean elementos de un conjunto finito, por ejemplo los Proveedores, las Unidades, los Materiales, etc. y dichos campos están representados por Etiquetas de color Azul, pero para el caso de campos en donde el dato no pertenezca a un conjunto pre-guardado por ejemplo los conjuntos infinitos como Cantidades, Fechas, Montos, o los datos pertenecientes a textos descriptivos por ejemplo de Observaciones, Descripciones, Nombres, etc. siempre se podrá introducir el dato simplemente llenando el campo correctamente.

Luego de introducir los datos de los detalles se verifica por última vez el Documento y se procede a Confirmar para la posterior Autorización por parte del Supervisor que corresponda.

Autorización de Pedidos Internos

Para poder procesar el pedido el documento debe estar Autorizado, y para que esto se pueda realizar el documento de Pedido de Material debe estar en estado Confirmado.

Desde el Menú Pedidos à Autorizar Pedidos Internos, puede accederse a la ventana de Autorización de Pedidos.

En esta Ventana aparecen los últimos Pedidos Internos que no fueron autorizados todavía. Puede verse el Resumen del Pedido generado anteriormente indicado en amarillo. Para ver los Detalles de este Pedido puede hacerse clic en el vinculo “Ver Detalles”, lo cual lleva a la ventana de visualización de Pedidos como la que se vio mas arriba a la hora de crear el Pedido .En el caso de haber mas de un Pedido Pendiente en la cola, es posible hacer una Búsqueda Filtrando por Numero de Pedido, por Fecha, o por Solicitante.

Una vez seleccionado el Pedido a Autorizar, puede procederse a Autorizar el Documento, solo basta con marcar la Casilla de Autorizar, puede Autorizarse más de un Documento de la cola. Después de Marcar los documentos necesarios se debe hacer clic en el botón de Guardar.

Luego de Autorizar el Documento, puede constatarse con “Ver Detalles”, en la Ventana de Pedidos de Materiales Internos, en la esquina inferior derecha, la fecha de Autorización y el Nombre de la Persona que autorizo.

Pedidos Externos

Los Pedidos Externos Básicamente se cargan de la misma manera que los Pedidos Internos, además estos están relacionados.

La forma de llenar este documento así como los demás no varía mucho, todos funcionan con los mismos principios básicos.

Al tener un documento de Pedido relacionado a este, se puede utilizar la función de “Sugerir Detalles” ya que facilitara la carga de estos.

Estas líneas pueden ser modificadas, pudiéndose así también agregar líneas, eliminar líneas, o corregir los detalles, si fuere necesario, luego de esto se procede a Confirmar el Documento de Pedido Externo.

Autorización de Pedidos Externos

Se procede de la misma manera que todos los documentos.

Compras

En Caso de que para satisfacer el Pedido se deba hacer una Compra entonces es necesario hacer un Documento Correspondiente a la forma de Pago, si la Forma de Pago es:

- Crédito entonces debe hacerse un Documento de Orden de Compra.

- Contado entonces para realizar la Compra/Pago de Servicio, dependiendo de la Forma de Compra al Contado que puede ser:

o un Documento de Pedido de Tesorería, o bien

o directamente la Compra/Pago de Servicio mediante un Fondo Fijo.

Ordenes de Compra

Como se menciono anteriormente, los documentos Órdenes de Compra cargan sencillamente de la misma manera que los anteriormente vistos, con la inclusión de nuevos conceptos como, Montos Gravada y Exenta, Precio Unitario, Cantidad, Impuesto, así como los Subtotales y Descuentos correspondientes.

Autorización de Ordenes de Compra

Las Autorizaciones como se vio mas arriba de realizan de la misma manera, desde el Menú à Compras à Autorizar Ordenes de Compra, una vez Autorizado el Documento de Orden de Compra se puede hacer la Compra y luego se procede a hacer el Movimiento de Material correspondiente, en este caso se Realiza una Entrada de Material.

Pedidos de Tesorería

Autorización de Pedidos de Tesorería

Las Autorizaciones como se vio mas arriba de realizan de la misma manera, accesible desde el Menú à Compras à Autorizar Pedidos de Tesorería, una vez Autorizado el Documento se puede a hacer la Compra o Pago de Servicios.

Movimientos de Materiales

Entrada de Materiales

En el Modulo Depósitos, desde el Menú Movimientos de Materiales à Entradas de Material puede accederse a la ventana que permite introducir una Entrada.

Como puede observarse, esta entrada puede hacerse desde un Pedido de Materiales relacionado, y los campos de la cabecera se llenan simplemente al seleccionar el Pedido, así también se puede completar los detalles de la Entrada haciendo click con el botón “Sugerir Detalles”.

Autorización de Entrada de Materiales